Smidig prosjektledelse: Her er ekspertens 5 tips
Dette bør du vite om du ønsker å planlegge for det uforutsigbare, ifølge førstelektor Torgeir Skyttermoen ved OsloMet.
Noen tenker kanskje at smidighet først og fremst er viktig for arbeidstakere i turn- og gymnastikkbransjen?
Vel, i dagens arbeidsliv stilles det stadig større krav til alle virksomheter om å tenke nytt, være tilpasningsdyktige og evne å snu seg raskt.
Da er smidig organisering og smidig prosjektledelse nyttige tilnærminger for å tilpasse seg omgivelser i stadig endring.
– Å være smidig handler om å planlegge og forholde seg til det usikre, forklarer Torgeir Skyttermoen.
Han forsker på arbeidslivsorganisering ved OsloMet, har skrevet flere lærebøker innen verdiskapende prosjektledelse – og er en etterspurt foredragsholder i næringslivet.
Han legger til:
– Smidig innretning av prosjekter fungerer som et rammeverk for god rollefordeling, håndtering av usikkerhet – og for å skape seg rom til å eksperimentere seg frem til de beste løsningene på et problem.
Her er Skyttermoens fem beste tips til smidig prosjektledelse:
1. Start i det små
En vanlig fallgruve mange går i når man skal jobbe smidig er å gape over for mye. Man tenker man må snu om på hele virksomheten og gjøre alt på en gang.
– Da er det viktigere å få ting til å fungere skritt for skritt, sier Skyttermoen.
Begynn heller med et enkelt prosjekt, og reflekter over disse spørsmålene:
- Kan dere bli bedre på å bruke innsikt og data for å identifisere behov hos sluttbrukeren?
- Kan dere dele opp leveransen i delmål?
- Har dere autonome, tverrfaglige team?
Mange små speedbåter er raskere å snu enn et stort lasteskip, legger Skyttermoen til. Evner man å fordele ansvaret på flere små team, kan man nå målet raskere og på en bedre måte.
En tommelfingerregel er at teamene aldri bør være større enn at de kan dele på to, mellomstore pizzaer til lunsj.
Workshop om smidig prosjektledelse :
Ønsker du å lære mer om smidig prosjektledelse? Skyttermoen er faglig ansvarlig for en todagers workshop om smidig tilnærming, i samarbeid med OsloMet og Digital Norway.
Der kan du lære om:
- Hvorfor smidige tilnærminger er viktig i en ny økonomi hvor digitale teknologier, bærekraft og sirkularitet er drivkrefter for verdiskapning og forretningsutvikling.
- Hvilke typer prosjekter smidige tilnærminger er spesielt egnet for
- Verktøy for smidig prosjektledelse
- Hvordan du kan etablere smidige prinsipper i egen virksomhet
2. Husk å sikre tauet
Å gjennomføre et prosjekt kan sammenlignes med å klatre en fjellvegg. Du ser målet høyt der oppe, men hvordan i all verden skal du komme deg opp? Hva kreves av ressurser og hvilke utfordringer kan oppstå underveis?
– Sørg for å sikre tauet i bolter underveis, oppfordrer Skyttermoen.
Det er enklere å justere ruta mot mål og eksperimentere med veivalg, om et enkelt feilsteg ikke nødvendigvis innebærer å måtte starte helt på nytt.
Ved å dele opp et prosjekt i delleveranser, reduserer man usikkerheter og legger til rette for progresjon.
Ikke minst er det enklere å tørre og prøve og feile om man vet man er sikret godt underveis. Det er viktig for å etablere en psykologisk trygghet på arbeidsplassen, som er helt avgjørende for at smidige prosjekter skal fungere.
3. Gi teamene handlingsrom
Og når vi snakker om prøving og feiling:
Skyttermoens tredje tips handler om å legge til rette for autonome, eller selvgående team. Da er det viktig at de får handlingsrom til å teste og eksperimentere seg frem til gode løsninger.
– Ofte er det slik at medarbeidere i smidige team vet bedre hvordan man skal løse problemer enn det oppdragsgiver gjør, da de jobber tettere mot brukeren og mulige løsninger, sier Skyttermoen.
Team med tydelig eierskap til prosesser har dessuten en bedre oversikt over hvilke utfordringer de må håndtere. Trenger vi flere hender? Må vi fordele ressursene annerledes?
4. Formålet må forankres hos de ansvarlige
Smidige prosjekter har alltid sluttbrukerens eller kundens behov i sentrum. Det innebærer at hvilke problemer du skal løse dikterer hvordan du løser problemene.
Den endelige løsningen kan med andre ord ende opp med å være noe helt annet enn det dere så for dere i forkant av prosjektet, selv om formålet ligger fast.
– Da er det viktig at formålet er tydelig forankret hos de ansvarlige, sier Skyttermoen.
Med det mener han at alle parter, det være seg kollegaer eller eksterne samarbeidspartnere, må involveres på et tidlig tidspunkt. Er alle på samme side? Er alle inneforstått med hvilke utfordringer man kan møte på? Er roller avklart?
5. Skaff en verktøykasse og bruk verktøyene
For mange kan smidig prosjektgjennomføring høres litt ut som noe flyktig og abstrakt. Hva betyr egentlig kultur og tankesett?
Men egentlig handler det å være smidig om å finne de beste måtene å løse problemer innenfor din virksomhets domene.
For å gjøre dette litt mer praktisk og håndfast finnes det en rekke verktøy man kan i bruk.
Skyttermoen trekker frem prosjektkanvaset:
– Prosjektkanvaset består av ni blokker og er blant annet inspirert av Osterwalders «Business Model Canvas», begynner han.
Kort fortalt er det et visuelt verktøy som hjelper deg med å tilrettelegge for at prosjektet skal bidra til hensiktsmessige aktiviteter og deloppgaver – og sikre verdiskapning på sikt.
I de ulike blokkene forankrer man hensikten med prosjektet, gevinster som skal realiseres, nøkkelelementer, kjerneressurser, tids- og kostandsrammer, i tillegg til å kartlegge ansvar, interessenter og usikkerhetsaspekter.
– Se på det som et slags rammeverk som gir en god oversikt over sammenhenger og kompleksitet i et spesifikt prosjekt.
Dette er bare et eksempel på et verktøy man kan bruke i forbindelse med smidig organisering.
Andre eksempler på verktøy er involveringsplaner, usikkerhetsanalyse, interessentanalyse, gevinstplaner, teamkontrakter, prosjektplaner, teamkontrakter og usikkerhetsklargjøring.
Et sentralt moment her er at de er dels gjenkjennbare fra tradisjonelle prosjektstyringsverktøy, samtidig som de er mer fleksible og kan brukes slik det passer best for det enkelte prosjekt.
– Prosjektstyring er et fag
Innføring av smidige prosjekter er ikke nødvendigvis gjort i en fei. Det er gjerne en kultur som må bygges over tid, og er helt avhengig av at alle medarbeidere bidrar til å dra i samme retning.
Skyttermoen oppsummerer det hele med å påpeke at god prosjektstyring er et fag.
– Smidig tankesett handler egentlig om å ta i bruk nysgjerrighet og eksperimentering for å realisere gevinster. For å få plass til gode idéer og løsninger, er det viktig med ledere som setter en felles kurs og legger til rette for gode rammer.
Han oppfordrer prosjektledere som ønsker faglig påfyll på hvordan man kan ta i bruk smidige tilnærminger om å melde seg på workshopen han arrangerer i samarbeid med Digital Norway:
– Der vil vi gå metodisk til verks og se på noen grunnleggende prinsipper for hvordan man kan ta i bruk verktøy for smidig prosjektledelse.
Meld deg på workshopen her:
Workshop
Smidig prosjektledelse med verktøykasse
Workshopen hjelper deg å jobbe mer smidig med prosjekter i et arbeidsliv i stadig endring. Workshopen består av to samlinger hvor du får testet prosjektverktøy i praksis.
