Gjør det langt enklere å starte selskap: Kan spare AS Norge for millioner
Brønnøysundregistrene tar samarbeid med privat sektor til nye høyder – og høster med det enorme gevinster for Norge.
– Dette er ulikt alt annet vi har gjort før. Vi har aldri åpnet oss opp på denne måten.
Slik starter Jan Otto Johansen, forretningsutvikler i Brønnøysundregistrene, sin engasjerte forklaring på hva Brønnøysundregistrene (Brreg) har jobbet med de siste årene.
De er oljen som får tannhjulene i AS Norge til å gå rundt: Som den statlige etaten med ansvar for mange av landets viktigste registre, kommer du ikke utenom Brønnøysundregistrene om du skal opprette et nytt selskap.
Men kunne kanskje dette maskineriet vært enda mer velsmurt? Ifølge Johansen – og sikkert mange andre som de siste årene har startet opp et selskap – har denne oppstartsprosessen vært unødvendig strevsom og arbeidskrevende.
– Stort sett kan alle stegene du må gjennom løses digitalt, men prosessen er splittet opp mellom mange ulike instanser og ledd, og består ofte av enkeltmeldinger og utfylte PDF-filer, forklarer Johansen.
Løsningen? Digital selskapsetablering.
«One-stop-shop» for nye selskaper
– Målet vårt er å lage en «one-stop-shop» for selskapsetablering, der alt kan gjøres digitalt. Dette vil gi kortere saksbehandlingstid og mindre manuelt arbeid for å få opprettet et selskap, sier Johansen.
– Det er et generelt ønske om å legge til rette for næringsliv og selskapsvekst her i Norge. Selv om vi har en viktig kontrollfunksjon, skal vi ikke stå i veien for denne veksten.
Tidligere har hele prosessen med å opprette et selskap i snitt gjerne strukket seg opp mot 30 dager, med alle involverte parter, før man fikk organisasjonsnummer – og selv da kunne det ta tid før du fikk rett bransjekode.
Ambisjonen for fremtiden er at dette skal helt ned i knappe 24 timer.
Litt av utfordringen med å lage nye selskaper, er at de mange stegene man må gjennom skal fungere for alle – enten du lager et enkeltpersonforetak eller aksjeselskap, forklarer Dag Olav Norem, CEO i Folio.
– Dermed har de også høy kompleksitet, og en veldig høy terskel for nye brukere. Kompleksiteten gjør også at risikoen for feil øker betraktelig.
Folio har sammen med to andre store banker, vært primær samarbeidspartner med Brønnøysundregistrene i prosjektet om digital selskapsetablering. Folio har benyttet deres tjeneste Stiftemaskinen.
Allerede er Stiftemaskinen kort og godt det Johansen snakker om når han nevner en «one-stop-shop» for selskapsetablering, med en veldig viktig presisering: det er en privat tjeneste.
Den ble også utviklet helt uten involvering fra Brønnøysundregistrene, noe som var veldig praktisk da etaten bestemte seg for at den trengte nettopp en slik tjeneste.
Les mer om Folio og Stiftemaskinen:
– Vi hadde ikke noe eget utviklerteam da vi startet denne prosessen, og det tok derfor litt tid å stable dette på beina, forteller Johansen.
Da Brønnøysundregistrene koblet på de eksterne samarbeidspartnere med Folio i spissen, falt imidlertid brikkene raskt på plass.
Det offentlig-private samarbeidet inngår i det såkalte DSOP-programmet (Digital Samhandling Offentlig Privat). Dette startet som et samarbeid mellom Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og finansnæringen, med mål om å digitalisere og effektivisere viktige prosesser i samfunnet.
– Nettopp det er jo også hovedmålet med samarbeidet med Folio, sier Johansen i Brønnøysundregistrene.
Gir kunden en langt bedre opplevelse
Ifølge Folio-sjef Norem har hovedmålet deres med Stiftemaskinen vært å standardisere prosessen og forme den slik at den alltid skulle fungere for kunden – til tross for kompleksiteten under overflaten.
– Likevel fikk vi en del selskapsstiftelser i retur fra Brønnøysundregistrene, hvorpå vi måtte fikse feilene og sende inn på nytt. En lang stund var dette all vår kommunikasjon med dem, forklarer han.
Han fortsetter:
– Senere ble vi kontaktet av dem direkte, i forbindelse med at de ønsket å legge til rette for tjenester lik den vi tilbød. Så i stedet for å prøve og feile uten direkte kommunikasjon eller samarbeid, kan vi nå utvikle tjenesten sammen. For det første gjør dette systemet langt mer effektivt og robust, og for det andre blir flyten mye bedre slik at kunden får en langt bedre opplevelse.
Fra manuelt til maskinelt
Dataene som blir sendt fra Stiftemaskinen til registrene vil få langt høyere kvalitet, og kan valideres maskinelt om de er korrekte eller ikke.
I dag må Brønnøysundregistrene manuelt sjekke stiftelsene for feil – dette kan på sikt automatiseres, for å redusere saksbehandlingstiden.
For å få til den omtalte «one-stop-shopen», altså stedet der du går for å gjøre alt du trenger for å opprette et selskap, er det utviklet flere API-er – grensesnitt som gjør at ulike systemer kan snakke sammen sømløst.
Også hos eksempelvis Folio måtte noen manuelt åpne Altinn før kundens informasjon kunne oversendes.
– Nå kan informasjonen mates direkte inn til Brønnøysundregistrene, slik at det menneskelige mellomleddet kuttes ut. I tillegg har informasjonen som nevnt høyere kvalitet og kan valideres maskinelt, sier Norem.
Dette var i utgangspunktet noe Brønnøysundregistrene ønsket å få på plass også, men den tredje forbedringen var ikke på radaren deres før Folio brakte det på banen.
– Det tredje API-et, å lage standardtekster for bransjekoder, hadde ikke eksistert uten samarbeidet vårt. Dette er en direkte gevinst av at vi jobber sammen, kan Norem fortelle – til stor enighet fra Johansen.
Sparer AS Norge for millioner
Tidligere hadde heller ikke Brønnøysundregistrene noe særlig innsyn i hvordan flyten i deres kategorisering påvirket flyten hos bankene og de andre partene i selskapsetableringsprosessen.
Det har de fått en mye bedre forståelse av nå, og indirekte har de dermed også effektivisert bankenes arbeid og systemer.
Kort og godt: når alle systemene og partene snakker sammen smidig og effektivt, spares Norge som storbedrift for millioner av kroner og utallige timer med saksbehandlingstid og nektinger på grunn av utilsiktede feil.
Før var kundene, Brønnøysundregistrene og bankene tre helt ulike og separate verdener. Nå er de én og samme.
Både Norem og Johansen er skjønt enige i at gevinstene er svært store, og Folio-sjefen går langt i å rose arbeidet som har vært gjort:
– Dette vil spare bankene for masse arbeid, og viktigst av alt: det vil også spare kundene for masse tid og penger. Norge som nasjon bør være takknemlig for vårt samarbeid, sier han. Gevinsten er et direkte resultat av at Brønnøysundregistrene valgte å jobbe på denne måten, og å åpne seg opp for det private.
– Helt nydelig om flere får tilgang
Til tross for at det med det nye samarbeidet og de nye API-ene altså skal bli mye mer effektivt å etablere nye selskap digitalt, er det stadig en del tjenester man skal jobbe med å utvikle fremover.
Johansen kan blant annet fortelle at en del fortløpende endringer – som det å bytte revisor eller legge til nye styremedlemmer – i dag ikke er implementert i API-ene, og følgelig må gjøres via de gamle skjemaene. Dette vurderes som neste steg..
– Vi ønsker at dette også skal inn i API-et, og vi vurderer å derfor kjøre i gang et pilotprosjekt på dette i året som kommer.
– Vi ønsker kort og godt å gjøre det enklere for alle involverte. Vi skal for eksempel kunne ta i mot enkeltendringer, uten at innsender må fylle ut omfattende dokumenter, sier Johansen.
Allerede finnes det aktører som har spesialisert seg nettopp på å forenkle livsløpet til aksjeselskaper, og disse banker ifølge Johansen nå på døren til Brønnøysundregistrene:
– De ønsker også å bli integrert på samme vis. Dette er også noe det skal jobbes for fremover, og som møtes med åpne armer.
Norem stemmer også i:
– Om andre selskap får tilgang til samme API-er som oss, hadde det vært helt nydelig! Og om Brønnøysundregistrene klarer å legge til rette for flere hendelser i et selskaps liv, så er det bare supert.
Og er det én ting de begge er skjønt enige om, så er det denne avsluttende kongstanken: å ha oppdaterte og korrekte data er veldig viktig for AS Norge.
