Er bedriften klar for Copilot? Slik unngår dere «datafellene»
Hva betyr det egentlig å klargjøre bedriftens data for KI-assistenter som Copilot for Microsoft 365? Her får du IT-ekspertens 7 tips for å unngå feil og data på avveie.
Datakvalitet- og kontroll er viktig, og er bare blitt viktigere nå som Copilot for Microsoft 365 har blitt tilgjengelig for alle – også små og mellomstore bedrifter.
– Kobler du en copilot ukritisk til dine data, finnes det flere «datafeller» du kan gå i, som kan ha alvorlige konsekvenser for virksomheten, sier Jasmeet Gill, rådgiver i Advania Norge.
En av de store styrkene med Copilot for Microsoft 365, er nemlig at den kan øke produktivitet og innsikt basert på bedriftens data – og slik skape større verdier.
Men hva kan skje om dere for eksempel sitter på utdaterte dokumenter? Ufullstendige datasett? Mangler dere tilgangsstyring til sensitive filer? Da kan det gå utover kvaliteten på resultatene du får av systemet du bruker.
– Copiloten kan ende opp med å gi dårlige eller feilaktige tilbakemeldinger, om den for eksempel har tilgang til gamle strategier eller dokumenter med en uklar funksjon, sier han.
Kan ha et risikoelement
Det er også et risikoelement, dersom tilgangskontrollen er svak, eller om dataene er dårlig klassifisert:
– For eksempel kan copiloten ende opp med å dele sensitiv informasjon med medarbeidere som ikke skal ha innsyn i den delen av virksomheten, legger Gill til.
Her er IT-ekspertens 7 beste tips for å klargjøre dine data for bruk av Copilot for Microsoft 365, og for å unngå typiske datafeller:
1. Slett inaktive filer
Å rydde opp i en felles lagringstjeneste med potensielt titusenvis av dokumenter høres ut som en stor jobb. Hva betyr det egentlig å rydde opp i data? Hva skal man slette, hva skal man beholde – og hvor skal man starte?
Et greit sted å begynne er slette inaktive filer og mapper, og arkivere data som er eldre enn et gitt tidspunkt – for eksempel filer som er eldre enn tre år.
Dette er det viktigste du kan gjøre for å redusere totalvolumet. Da blir det både enklere å sortere de gjenværende dataene, og resultatene på dataene blir bedre.
2. Fjern duplikater og ufullstendige data
Det neste som er viktig er å fjerne duplikater og ufullstendige data. Har dere strategier som er lagret dobbelt opp? Ligger store mengder ufullstendige kladder, notater og andre uferdige data lagret i et felles lagringsmedium?
Slike mengder «ubrukelige» data kan nulle ut og tåkelegge det som faktisk er av verdi.
Det er for eksempel ikke sikkert Copilot klarer å identifisere hva som er mest verdifullt av et utkast til en rapport eller den ferdige rapporten, dersom dette ikke er spesifisert.
3. Se på bransjespesifikke kriterier
Når dere har redusert volumet, bør dere se på bransjespesifikke kriterier. Et markedsføringsbyrå kan for eksempel fokusere på kreativt innhold, kampanjeanalyser, pitcher og budsjetter.
Det er ikke sikkert en sentral IT-avdeling selv klarer å definere hva som er relevante data. Jobb derfor sammen på tvers av virksomheten for å fastsette hva som er viktige kriterier for dere.
4. Ha gode rutiner for tilgangsstyring
Enkelt fortalt handler tilgangsstyring om at bare godkjente personer får tilgang til spesifikke ressurser. Dette er for å beskytte virksomheten mot datalekkasjer og misbruk – om det så er tilsiktet eller utilsiktet.
Effektive rutiner for tilgangskontroll spiller en nøkkelrolle i å avgrense hvilken informasjon Copilot for Microsoft 365 kan dele, og med hvem.
Copiloten er bygget opp med svært gode sikkerhetsmekanismer, og vil ikke gi uvedkommende tilgang på data eller dokumenter de ikke allerede har tilgang på i ditt system.
5. Merk data etter sensitivitet
Klassifisering er en måte å merke dokumenter etter sensitivitetsgrad, som for eksempel om dataene er åpent for alle, kun for internt bruk eller konfidensielt.
Ikke bare forhindrer slike kontrollmekanismer andre fra å kopiere, endre eller laste ned tekst – det er også regler som hindrer Copilot fra å dele sensitive data med uvedkommende.
Har du ikke vært bevisst på tilgangsstyring eller sensitivitetsmerking i ditt system tidligere, kan du risikere at informasjon fra dokumenter som bare noen få burde ha tilgang til, kan serveres til flere.
Kanskje er dette en fin anledning til å ikke bare gå gjennom gamle synder, men også vurdere en mer bevisst tilgangs-policy i bedriften?
6. Utform retningslinjer for håndtering av data
Et selskap bør ha klart definerte retningslinjer for hvordan data lagres, hvilke typer data som er sensitive, hvor ulike typer data skal lagres – og hva de skal brukes til.
Retningslinjene bør også inneholde informasjon om hvordan data skal samles inn og slettes. Her er det viktig å være oppdatert på GDPR og andre reguleringer som går på håndtering av data, for å sikre at man er innenfor hvilke data det er lov å oppbevare.
7. Sørg for god opplæring
Det er ikke lenger slik at data kun håndteres av et sentralt IT-system. I en moderne organisasjon er alle medarbeidere delaktige i bruken av data.
Det betyr at det er nødvendig med bred datakompetanse. God opplæring om hva data er og hvordan det bør håndteres er med andre ord en viktig del av implementeringen av systemer som Copilot for Microsoft 365.
Slik kan flere være med å definere hva som er relevante data, men også forstå mer om hvordan dårlig datakvalitet gir dårlige resultater.
Veiviser
Fra data til verdi
Lær om data og hvordan data gir oss nye innsikter og nye måter å jobbe på.
Krevende – men nødvendig
Gill er ærlig på at god datakvalitet ikke bare er enkelt:
– Dette krever fort mye jobb og mange timer – også fordi det fort er mye nytt å sette seg inn i. Men det er heldigvis ikke bortkastet tid, ettersom du med bedre kontroll på egne data kan oppnå store produktivitetsgevinster med god hjelp fra en copilot.
Selv om mye kan gjøres på egen hånd, er det også lov å be om hjelp, påpeker han.
– Dette er praksis for god datakultur, også om man jobber i sky eller skal knytte bedriftens data til andre tredjepartssystemer.
Ønsker du å lære mer om Copilot og andre hjelpemidler?
Introkurs
Hva er digitale assistenter i arbeidslivet?
Lær hva digitale assistenter er, og hvordan de kan gjøre din arbeidshverdag enklere og mer effektiv.
