Bruker dere hjemmekontor? 5 gode grunner til å jobbe i skyen
Når noen i bedriften jobber hjemmefra er det ekstra viktig med gode verktøy for kommunikasjon og samhandling. Her er fire funksjoner dere bør samle i skyen – og fem fordeler med å jobbe på denne måten.
Det finnes noen praktiske forutsetninger som er essensielle dersom virksomheten skal lykkes med hjemmekontor og hybrid arbeid.
Blant de fremste av disse, er å ha de riktige verktøyene for samhandling, produktivitet og kommunikasjon.
Dette betyr fremfor alt at dere jobber skybasert – med et knippe nøye utvalgte verktøy som dere bruker til å utføre virksomhetens viktigste oppgaver og samhandling.
Det finnes mange skytjenester som er spesialiserte for bestemte oppgaver eller bestemte bransjer. Her er likevel noen funksjoner – og fordeler – som er felles for de aller fleste.
Fire funksjoner dere bør ha i skyen
1. Samhandling
Glem intern e-post. Bruk i stedet et godt verktøy for lavterskel internkommunikasjon, som Slack eller Teams.
Disse gjør det enkelt å kommunisere både i form av tekst, lyd eller video – enten én til én, i grupper, med hele virksomheten eller på tvers av virksomheter dere samarbeider med.
2. Prosjekt- og arbeidsstyring
Plattformer som Asana, Monday og Wrike er kraftige verktøy for å organisere og følge opp prosjekter, prosesser, aktiviteter og oppgaver i et team, eller på tvers av hele virksomheten.
Her er det lett å holde styr på hver enkelt oppgave, med all relevant informasjon, kommunikasjon, ressurser og oppdateringer samlet på ett og samme sted.
Hver enkelt får oversikt over hva de skal gjøre, mens ledere får et nyttig og oversiktlig fugleperspektiv over alt som foregår i teamet eller virksomheten.
3. Produktivitet
Jobber du i lokale filer er det ingen andre som har tilgang. Og når filer sendes frem og tilbake som vedlegg, blir det kjapt kaos med motstridende og utdaterte versjoner.
Jobb heller i skybaserte tjenester, der alle har tilgang til og kan samarbeide i originalen til enhver tid. For eksempel Office-pakken og Google Docs lar deg gjøre dette for dokumenter og regneark, og tilsvarende finnes for andre tjenester.
4. Lagring og fildeling
I forlengelse av forrige punkt: Tenk også over hvor alt av ressurser og dokumenter samles og lagres.
Ha filene og dokumentene deres på en felles skyplattform. Link til dokumentet eller del filplasseringen i stedet for å laste ned og sende som vedlegg. Da vil det finnes én original som alle har tilgang på, uansett tid og sted. For eksempel Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox.
Å ha et system for hvor bedriftens filer og dokumenter skal ligge, er dessuten viktig med tanke på sikkerhet, personvern og GDPR – da de ansatte ikke legger potensielt sensitiv informasjon på steder utenfor bedriftens kontroll.
Fem fordeler med å jobbe i skyen
1. Tilgjengelig overalt
Finn informasjonen og ressursene du trenger ved å logge inn fra hvor som helst over nettet, i stedet for å være avhengig av å finne noe som er lagret lokalt og offline på noens datamaskin.
2. Applikasjonene snakker sammen
Verktøy for samhandling, arbeidsstyring, produktivitet, lagring og fildeling kan knyttes sammen slik at det er enkelt å få oversikt og jobbe på tvers.
3. Kommunikasjon i kontekst
Informasjon og kommunikasjon er knyttet til de oppgavene og aktivitetene det omhandler. Gå til prosjektet eller aktiviteten, og finn all nøkkelinfo, relatert diskusjon og tilknyttede filer og ressurser.
4. Alltid siste versjon
I stedet for å jobbe lokalt og sende dokumenter og filer som vedlegg, kan du dele tilgang til originalen som ligger i skyen – som til enhver tid er oppdatert. Ingen flere dupliserte, utdaterte eller manglende filer!
5. Sikkerhet
Skytjenester som disse kjører på profesjonelt driftede datasentre og sørger automatisk for trygg lagring og backup av arbeidet. De sikrer innholdet mot innbrudd og lar deg sette opp tofaktorautentisering (2FA) av alle pålogginger. De lar deg også lettere innfri krav til sikkerhet og personvern både i samhandling og behandling av filer og opplysninger.
Lær mer: Ta vår gratis veiviser
Veiviser
Hvordan lykkes med hjemmekontor og hybrid
Verktøyene og kunnskapen du trenger for å gripe mulighetene med hybride arbeidsformer – og skape en enklere og bedre arbeidshverdag.
