Dropp morgenmøtet – og fire andre fokustips fra sjefforskeren
Møter, avbrytelser og digitale fristelser stjeler tiden din. Slik kan du ta den tilbake.
– Hvorfor ringer du meg nå, egentlig?
Klokken er 10:30 og jeg får voksenkjeft over telefon fra sjefforsker i SINTEF, Nils Brede Moe.
Planen er å plukke en av Norges fremste eksperter på konsentrasjon og produktivitet på arbeidsplassen for tips og triks.
Hvorfor prokrastinerer jeg i stedet for å skrive artikkelen jeg bør ha ferdig i løpet av dagen? Hvordan bruker jeg tiden min på jobb bedre? Trenger jeg en digital «detox»?
Men allerede innledningsvis ser sjefforskeren klare symptomer på en kardinalfeil:
– Samtalen vår stjeler fra den mest verdifulle tiden din, sier han.
Man konsentrerer seg bedre om morgenen
Du kjenner deg kanskje igjen: Klokken nærmer seg 14, arbeidsoppgavene blir litt tyngre og scrolling, sosiale medier og nettaviser blir litt mer fristende.
Hvor ble det skarpe fokuset fra morgentimene av? Fløt ikke arbeidsoppgavene litt raskere, enklere og bedre av gårde mellom den første og den andre kaffekoppen?
Jo da, det er helt riktig.
Forskning viser at man jobber aller best de første timene av dagen. Ifølge Stanford-professor Andrew Huberman er det fordi nivåene av noradrenalin, kortisol og dopamin er høyere.
– Derfor bør du bruke tiden før lunsj på konsentrert arbeid. Og helst så langt det lar seg gjøre legge møter, intervjuer og avtaler til ettermiddagen, sier han.
De neste timene av arbeidsdagen passer best for idémylding og kreativitet.
– For din egen del hadde det nok vært best om du satt opp dette møtet etter lunsj, og skrev artikkelen neste morgen. Da konsentrerer du deg bedre, og det gjør sannsynligvis de rundt deg også – slik at du blir mindre avbrutt. Et tips til neste gang!
Krymper hjernen vår?
Konsentrasjon og effektiv tidsbruk i en digital tid: Dette er et tema som har blitt heftig diskutert i mediene de siste ukene. Særlig Boken «Stjålet fokus» av Johann Hari har satt – ja, fokus – på hvordan stadig flere distraksjoner påvirker våre evner til å konsentrere oss.
Men hvor stort er problemet egentlig? Har vi fått gullfiskminne av sosiale medier? Krymper hjernen vår av å stirre på en skjerm store deler av dagen?
Akkurat så ille er det ikke, poengterer Moe:
– Vi har ikke mistet konsentrasjonen vår. Hjernen vår har ikke endret seg på mange tusen år. Men det skal sies at det har blitt vanskeligere å konsentrere seg med alle avbrudd og digitale fristelser vi møter på i hverdagen.
– Hvis du avbrytes fra det du sitter og jobber med, sier forskningen at det kan ta 15-20 minutter å komme inn igjen i arbeidsoppgaven. Er det et ordentlig avbrudd kan du i verste fall risikere å få ødelagt hele arbeidsdagen.
La oss derfor se nærmere på fem helt konkrete tips fra Nils Brede Moe for hvordan man kan ta tiden tilbake og legge til rette for mer en fokusert og effektiv arbeidstid:
5 tips for mer bedre fokus i arbeidstiden
1. Dropp faste morgenmøter
En liten fot i bakken. Kaffemøte. Frokostprat. Kjært barn har mange navn, men én ting er sikkert: Det regelmessige morgenmøtet er noe de aller fleste i arbeidslivet møter på. Moe viser igjen til at dette er noe som går ut over produktiviteten:
– Det er en veldig klar anbefaling om at man egentlig ikke bør ha faste møter om morgenen. Det er vanskelig å komme i gang med noe før møtet, og det er vanskelig å komme i gang med noe rett etter møtet.
Denne anbefalingen kommer fra Viktoria Stray ved UiO som har en doktorgrad på temaet.
Ifølge Stray er det ideelle å ta møtet rett før lunsj. Slik slår man to «avbrytelser» i en smekk. Eventuelt litt senere på ettermiddagen, når den berømte knekken begynner å nærme seg.
2. Skriv sammen
Et grep Moe både forsker på og praktiserer er samskriving eller samjobbing. Når man jobber i team på to eller flere om en konkret arbeidsoppgave oppretter man en slags gjensidig kontrakt om å få jobben gjort, forklarer han.
Det er ikke uten grunn at kritiske arbeidsoppgaver, som det å fly eller å operere, gjøres i team.
– Du forplikter deg ovenfor noen andre til å jobbe fokusert. Om dere sitter sammen for å løse et problem kan du ikke bare dra opp mobilen eller sjekke mail helt uten videre, legger han til.
Det finnes flere situasjoner hvor det er behov for å jobbe sammen. For eksempel kan man sette sammen ulike fagspesialister med ulik kompetanse, eller ansatte fra ulike avdelinger.
3. Vern om tiden din
– For å sette det på spissen: Det aller beste tipset ville kanskje vært å jobbe fra en annen tidssone i blant. Det er jo perfekt: Ingen mailer på dagtid og bare produktiv uavbrutt jobbing, sier Moe og ler.
Men de aller fleste av oss kan ikke bare sette oss på et fly til Australia når vi virkelig trenger å konsentrere oss. Men en teknikk Moe bruker flittig i stedet, er såkalt møteblokkering.
Da setter han av tid i kalenderen til fokusert skriving, og signaliserer med det til kollegaer og andre at han ikke skal avbrytes. Dette kan også løses med møtefrie dager på jobb og hjemmekontor.
4. Pomodoro
Det er ikke helt uten grunn at stadig flere lar seg inspirere av italienske tomatklokker for å få ting gjort. Pomodoro-teknikken (oppkalt etter et tomatformet kjøkkentidsur fra Italia) handler enkelt og greit om å sette av 25 minutter til effektivt arbeid og fem minutter pause. Ta tiden med en stoppeklokke eller app og prioriter én enkelt aktivitet om gangen.
– Igjen handler dette egentlig om å gjøre en avtale, bare denne gangen med deg selv. Kommer det inn fristelser eller avbrytelser i form av en eller annen notifikasjon er det enklere å si til deg selv at dette er noe du kan vente med, legger Moe til.
5. Lister og prioriteringer
Å skrive ned to-do-lister og prioriteringer er et velkjent tips for å strukturere tidsbruk. Og det finnes mange ulike teknikker for ulike type mennesker. Noen er glad i å skrive ned arbeidsoppgaver på et ark, for så å huke av eller krysse ut når oppgaven er gjort.
Andre kan dra nytte av «Eisenhower-matrisen». Kort fortalt er det en teknikk hvor man fordeler oppgaver i fire ulike blokker:
1. Viktige oppgaver som haster: Disse gjør du med en gang.
2. Viktige oppgaver som ikke haster: Disse setter du av til å gjøre på et konkret tidspunkt.
3. Mindre viktige oppgaver som haster: Disse kan du delegere til noen andre
4. Mindre viktige oppgaver som ikke haster: Disse dropper du helt å gjøre.
– Det som er viktig er at du planlegger listene dine, slik at du vet nøyaktig hva du skal gjøre når du starter dagen, legger Moe til.
Ikke et fasitsvar
Det skal også nevnes at det ikke finnes rent konkrete fasitsvar på hvordan man kan ta tilbake tiden og få ting gjort. For eksempel måtte dette intervjuet gjøres kl 10:30 for å rekke en deadline.
Men bare det å være bevisst din egen oppmerksomhet – eller metaoppmerksomhet som det heter så fint – er noe du kommer langt med, skal vi tro Moe.
– Kjenn litt etter: Hva er det som gjør at jeg ikke får gjort oppgavene mine? Når jobber jeg mest effektivt? Test så ut et par ulike teknikker for mer produktiv tidsbruk. Kanskje de ikke nødvendigvis funker for deg, men det er et godt sted å starte, avslutter han.
Lær mer i vårt fokus-kurs:
Introkurs
Få bedre fokus og konsentrasjon
En praktisk guide til bedre konsentrasjon og fokus i arbeidsdagen.
