Stor guide: Slik blir bedriften en vinner med gode hybride møter
Her er 11 «videomøtevettregler» fra Cisco og DigitalNorway, slik at din bedrift kan bli bedre på hybride møter.
Gjennom pandemien fikk «alle» et nytt forhold til videomøter.
– For mange ble dette et brått bekjentskap. Det viktigste var raskt å få løsninger der alle som kunne måtte jobbe hjemmefra. Det var verken tid eller kompetanse til å tenke gjennom hvordan virksomheten bør bruke video som et verktøy i den langsiktige utviklingen av sin virksomhet, sier Sofia Wegger i IT- og nettverksselskapet Cisco.
Nå som den verste delen av pandemien er i bakspeilet, er det imidlertid hybride møter som gjelder – der noen er på video, mens andre er på kontoret.
– Nå er folk på vei tilbake på kontoret, men de aller fleste som kan benytte video i sitt arbeid forventer at det vil være med som en varig endring i større eller mindre grad. Man møter forventninger hos sine kunder om å kunne gjennomføre videomøter av god kvalitet, og de fleste virksomheter vil oppleve at også interne møter ofte vil ha en eller flere deltakere på video. Det gjør at vi må tenke nytt om arbeidskultur, hvordan vi utformer kontorene og hva slags utstyr vi benytter for at slike hybride møter skal gå best mulig.
Hybride møter er kommet for å bli
Cisco er en av DigitalNorways «gode hjelpere», og vil bidra med sin kompetanse og erfaring til bredden av norsk næringsliv. På Ciscos kontor på Lysaker jobber mer enn 400 ingeniører i det som er verdens største laboratorium for samhandling i bygg med å utvikle videokonferanseløsninger helt fra bunnen av. Sofia Wegger er en av dem.
Når nesten halvparten av norske arbeidstagere ifølge en rapport fra OsloMet ønsker å jobbe hjemmefra minst to dager i uken, og SINTEF melder at minst tretti prosent av norske arbeidstakere vil jobbe mest hjemmefra framover, kan erfaringene fra Cisco komme til god nytte.
– Også vi har lært mye gjennom pandemien. Vi har sett hvordan teknologien må bli enda mer fleksibel for å tilpasse endrede behovene i den nye arbeidshverdagen, sier Wegger.
For å gjøre det lettere å navigere i de mange mulighetene – og utfordringene – hybridkontoret kan by på, har Cisco og DigitalNorway laget en liten sjekkliste for hybride møter. Den viser deg alt du bør ha på plass for å gjennomføre gode videomøter. Kall dem gjerne «videomøtevettregler»!
1. Legg til rette for engasjement
– Svært mange møter fremover vil være hybride. Det er lederens ansvar å sørge for at møtet blir like engasjerende og at alle har samme mulighet til å delta uavhengig av man er fysisk til stede eller sitter et annet sted, sier Wegger.
Dette er ikke noe som bare løses ved hjelp av teknologi, påpeker hun. Organiseringen av møtene og den interne kulturen er avgjørende:
– Alle må oppleve at de har en produktiv rolle, at de blir hørt og at de kan bidra. Får de gjort de riktige tingene, enten de er hjemme eller på kontoret?
I noen tilfeller kan det være en god idé å se nærmere på arbeidsfunksjoner og sammensetning av team, slik at alle «finner sin plass» i den nye arbeidshverdagen, sier Wegger:
– For mange bedrifter gjelder det nå å finne ut hva som er viktigst for dem å jobbe med, og så bruke det som et grunnlag for veien videre. En naturlig del av denne prosessen, er å legge til rette for at innovasjonen kan blomstre i et miljø der alle ikke sitter sammen til enhver tid.
2. Ikke la teknologien sette premissene
Det er først når du kjenner behovene til bedriften og de ansatte, at du kan bestemme deg for hva som er riktig teknologi for dine hybride møter.
– Teknologien må aldri sette premissene for hvordan arbeidshverdagen din skal se ut. Først når du vet hva slags arbeidshverdag du ønsker å ha, kan du finne teknologien som best støtter opp om de behovene organisasjonen har, sier Wegger.
Mange har gjennom pandemien tatt til takke med dårlige opplevelser i videomøter, rett og slett fordi de tror det er «sånn det skal være», forteller hun. Man vet ikke at det finnes alternativer fordi man aldri har kjent til noe annet. Virksomheter kan overse muligheter for å få til forbedrede arbeidsprosesser fordi man rett og slett ikke vet hvilke muligheter som finnes.
– Da godtar man å bli sliten av å sitte i møter der man ikke hører hva de andre sier, og der folk prater i munnen på hverandre. Mange har opplevd å bli irritert på de andre i møtet, mens det egentlig er teknologien som gjør at man blir irritert.
3. God lyd er avgjørende
For er det én ting mange har lært på en smertelig måte, er at en laptop satt ved enden av bordet i møterommet ikke en god opplevelse for alle som deltar i møtet hjemmefra.
– Er ikke lyden på plass, hjelper det ikke at du kan se de andre i møtet. Du må jo høre hva de faktisk sier – og de må kunne høre deg, sier Wegger.
– Du skal konsentrere deg om det som er tema for møtet, og ikke om hva som faktisk blir sagt i møtet.
Her er gode mikrofoner og høyttalere avgjørende, og disse må være plassert slik at de kan fange opp lyden fra alle som deltar i møtet. I tillegg må man tenke på akustikken i rommet og hvordan man håndterer bakgrunnstøy. Noe kan løses med fysisk utforming av rom, noe med det fysiske utstyret og flere leverandører av videotjenester har også systemer for fjerning av bakgrunnstøy.
Også på hjemmefronten bør man vurdere andre løsninger enn laptopens innebygde mikrofoner om de ikke klarer å fange opp lyden godt nok – for eksempel et headsett eller en ekstern mikrofon.
– Det finnes gode retningslinjer for dette, men det beste er å teste at både de som sitter hjemme og på kontoret får med seg alt som blir sagt uten problemer, sier Wegger.
4. … men et godt bilde er også viktig
– Det blir aldri noe godt møte om du sitter og ser opp i neseboret eller øregangen til den du prater med, sier Wegger.
– Blikkontakt er viktig for oss mennesker selv om vi ikke nødvendigvis stirrer hverandre rett i øynene. Dette gjelder også når vi møtes via video. Her finnes det mange kameraer eller systemer som klarer å følge med på den som snakker automatisk.
I tillegg gjelder det å ha godt lys i rommet, og helst unngå at lyset reflekteres rett i skjermen – eller at du sitter med ryggen mot et vindu eller har en kraftig lampe bak deg.
Wegger anbefaler også å bruke flere skjermer der det er mulig – også for dem som sitter hjemme.
– Da kan man ha bildet av de andre deltakerne på en skjerm, og det som presenteres på en annen. Det skaper en helt annen dynamikk i møtet når du kan se ansiktet under en presentasjon – og se hvordan folk reagerer på det.
Som en liten fotnote, er det verdt å sørge for at nettdekningen er best mulig der møtedeltakerne oppholder seg – enten det er på et avsidesliggende møterom eller på hjemmekontoret. Er ikke nettet godt nok, hjelper det ikke med gode kameraer eller mikrofoner – ettersom bilde og lyd vil hakke uansett.
– Det var kanskje greit med dårlige lyd- og videoforhold under pandemien, ettersom alle ble kastet inn i dette. Men fremover vil nok terskelen for hva vi kan forvente bare bli høyere, spesielt i eksterne møter med kunder og samarbeidspartnere. Da kan det i verste fall gå på tilliten løs, sier Wegger.
5. Sett brukerne i sentrum
– Dessverre ser jeg altfor ofte at IT-avdelinger snakker med leverandører av videokonferanseutstyr, uten først å involvere de som faktisk skal bruke dem. Da kan man fort ende opp med å bruke unødvendig mye penger, sier Wegger.
Hun anbefaler derfor å sette brukerne i sentrum – altså de ansatte i bedriften – ettersom det er de som faktisk skal bruke systemene i hybride møter hver dag.
– Det kan være smart å velge seg ut noen «ledestjerner», gjerne noen ansatte eller et eksisterende team, som kan teste ut en løsning i det små. Så må man se hvordan de jobber gjennom dagen, hva slags møterom og fasiliteter de trenger – og følge opp med det, og eventuelt justere på ting som ikke funker. Først når det er gjort, kan man se på det store hele, og rulle ut løsningen i hele bedriften, sier Wegger og legger til:
– Et annet alternativ er å besøke andre bedrifter som har tatt i bruk lignende løsninger og lære av deres erfaringer. Det å spørre ulike leverandører om de har demonstrasjonsrom og utfyllende beskrivelse av hvordan man løser ulike samhandlingsbehov kan også være lurt.
6. Velg løsninger som er enkle å bruke
– Alle ansatte må vite hvordan de booker, setter i gang og deltar i et virtuelt møte. Det beste er om man kan booke fysiske møterom og virtuelle møter i en operasjon gjennom den kalenderfunksjonen man til vanlig bruker. Og opplevelsen for brukeren bør være likest mulig i de ulike møterommene, sier Wegger.
Man vil oppleve større bruk og langt større tilfredshet dersom man klarer å få til enkle, standardiserte og fleksible løsninger. Selv leverer Cisco både plattformen for videosamhandling og det fysiske videoutstyret som plasseres på kontoret eller hjemme, og de har ifølge Wegger et sterkt fokus på at disse elementene må fungere godt og sømløst sammen.
– Men vi ser at det inngås stadig flere samarbeidsallianser mellom utstyrslevandører og plattfomleverandørerer. Min drøm er at alle, uavhengig av leverandør, skal kunne kunne koble seg opp til et videomøte fra en hvilken som helst enhet, uansett om det er mobiltelefon, nettbrett, PC eller dedikert videosystem. Selv setter jeg for eksempel utrolig stor pris på at jeg kan begynne å lytte inn til et videomøte på mobil og så koble møtet sømløst over til videosystemet når jeg kommer inn i i møterommet på kontoret, sier Wegger.
7. … og fortell om alle mulighetene
Det hjelper ikke ha gode løsninger for digital samhandling om ikke de ansatte vet at de finnes – eller hvordan de skal bruke dem.
– En ting er å prate sammen i et videomøte, men det er også et hav av andre funksjoner og muligheter som gjør det lettere å være innovative selv om man befinner seg på forskjellige steder, sier Wegger.
– For eksempel kan det å bruke digitale whiteboards være mer nyttig, fleksibelt og inkluderende enn en fysisk tavle i møterommet. Men det gjelder å være bevisst på disse mulighetene. Også her kan det derfor være en god idé å ha noen «ledestjerner» som kan læres opp litt bedre, så de kan lære opp andre igjen.
8. Samle folk fysisk der det er mulig
For korte avklaringsmøter og løpende oppfølging av saker mellom folk som kjenner hverandre kan videomøter være å foretrekke fordi man sparer tid, det gir fleksibilitet og øker sjansen for å få med alle som bør være med i møtet.
Men for å stimulere kreativitet og fellesskapsfølelse er fysiske møter mellom folk viktig. De virtuelle møtene bør tilrettelegge for at kvaliteten på interaksjonen blir så god og naturlig som mulig.
Å ha tre møtedeltakere på kontoret og to på hjemmekontor er nok ingen unaturlig setting for mange møter fremover.
– Da gjelder det å få alle de tre på kontoret inn på samme møterom. At folk møtes fysisk der det er mulig, er alltid best, ettersom det skaper en bedre dynamikk, sier Wegger – og følger raskt opp:
– Men løsningen må settes opp slik at de to som er med på video likevel føler at de er med og kan bidra i møtet på lik linje som de på kontoret.
Ifølge Wegger kan det også være en fordel å samle møterommene på ett sted i bedriftens lokaler, og ikke ha dem spredt rundt. Gjerne med en miks av møteromstyper, der flere bør være «ubookbare».
– Da kan åpen dør bety at rommet er ledig – noe som gjerne også åpner for mer fleksibilitet og spontanitet. Når jeg kaller inn til et møte nå, er det alltid digitalt – og sjelden knyttet til et møterom, ettersom jeg ikke vet om jeg faktisk er på kontoret den dagen.
9. Ha en tydelig møteleder
Med møtedeltakere på mange forskjellige steder blir møtene annerledes.
– Det blir viktigere å ha en dedikert møteleder, spesielt når det er snakk om større møter, sier Wegger.
– Møter blir gjerne ikke bedre enn det man forbereder seg til, og det er kanskje enda viktigere når man bare ikke kan møtes i et fysisk rom.
En slik møteleder kan også beherske og ha ansvaret for teknikken i rommet, og for eksempel holde orden på hvem som snakker når, samt at man holder seg til tema og møteplan.
– Med de fleste videoplattformer kan du for eksempel «rekke opp hånden» når du har noe på hjertet, og da er det fint at noen holder styr på dette. Men det kan også være fint å ha noen som tar ansvar for å inkludere alle i samtalen, og som kan stimulere til engasjement også for de som sitter hjemme.
10. Sørg for felles spilleregler
En del av det å bygge en ny arbeidskultur i en hybrid kontorhverdag, handler om å lage nye spilleregler – også for videomøter.
– Du blir ikke mer effektiv bare fordi du sitter i møter hele dagen, og det gjelder i aller høyeste grad også for videomøter. Bare fordi man kan ha møter, betyr ikke det at man skal ha møter. Det er mange andre måter man kan samhandle på digitalt, sier Wegger.
– Men når man først legger opp til en hverdag med videomøter, er det greit at alle deltar på like premisser. Hva dette faktisk innebærer, vil nok avhenge fra bedrift til bedrift, men det viktigste er at alle er enige om at man tenker over mulige regler, og blir enige om hvilke man skal følge, sier Wegger.
For eksempel nevner hun at det kan være en fordel at deltakere som hovedregel har kameraet skrudd på, at man alltid booker møter også digitalt, og at man ikke booker møter rett etter hverandre uten pauser.
– Selv om man slipper reiseveien til og fra fysiske møter, er det greit med et pusterom også mellom møter. Og med fleksibiliteten som følger med de digitale flatene, kan det kanskje være greit å gå bort fra «regelen» om at et standardmøte skal vare i en time. Om det kan gjøres unna på en halvtime, er det ikke noe vits i å trekke det ut, sier Wegger og avslutter:
– Så kan det også være greit å minne de som alltid er fem minutter for seint til møtene på kontoret fordi de kommer i prat utenfor møterommet, om at det kanskje sitter noen og venter foran kameraet hjemme.
11. Pass på at sikkerheten er på stell
Når potensielt sensitiv informasjon forlater det fysiske møterommets fire vegger, kan det være greit å være dette bevisst. Hvilke verdier forvalter virksomheten – hvordan bør de beskyttes?
– Håndterer man personsensitive spørsmål og har informasjon man ikke ønsker at andre skal få innsyn i, bør man sjekke hvordan sikkerheten ivaretas. Det er relativt stor ulikhet i hvor god sikkerheten er for ulike videoløsninger, påpeker Wegger.
Vil du bli bedre på hybride møter – og hele den nye arbeidshverdagen? Da er denne veiviseren midt i blinken:
Veiviser
Hvordan lykkes med hjemmekontor og hybrid
Verktøyene og kunnskapen du trenger for å gripe mulighetene med hybride arbeidsformer – og skape en enklere og bedre arbeidshverdag.
