6 tidstyver i arbeidsdagen – og hvordan overvinne dem
Sitter du igjen på slutten av dagen og føler deg utmattet – men er usikker på hva du egentlig har gjort? Nøkkelen til å bli kvitt tidstyvene ligger i struktur, kunnskap og evnen til å si nei, mener eksperten.
Hvis du har eller har hatt hjemmekontor under pandemien, har du kanskje kjent litt ekstra på det: at det er vanskelig å holde på gode rutiner og å holde seg konsentrert og effektiv gjennom arbeidsdagen. Før du vet ordet av det, er hodet – og kanskje resten av deg også? – på et helt annet sted enn det skal.
Hvordan bli mer effektiv – uten å bli mer utmattet? Her er seks vanlige tidstyver, og hvordan å overvinne dem.
Tidstyv nr. 1: Du sier aldri «nei»
Når du blir spurt om å gjøre noe, kan det være ubehagelig å si nei. Da ender du fort med å ta på deg oppgaver som ikke bare er tidkrevende, men som distraherer deg fra det du egentlig vil eller bør bruke tiden på.
– Dette er den største tidstyven av alle. Dette har ikke forsvunnet med korona, og ligger alltid øverst på listen, sier effektivitetsekspert Petra Brask. Gjennom Petra Brask & Partners holder hun kurs for alle typer bedrifter om hvordan man skal minske tidstyver og effektivisere arbeidsdagen.
– Dette spiller på steinaldermentaliteten. Vi er redde for å havne utenfor gruppen om vi sier nei, sier hun.
Løsningen? Gi deg selv litt tid før du svarer.
I stedet for å si «ja» med en gang du blir spurt om å ta på deg en oppgave, kan du heller svare «la meg sjekke kalenderen og komme tilbake til deg». Da gir du seg selv rom til å tenke (vil jeg dette, kan jeg dette, hva skjer om jeg sier nei?). Passer det dårlig, er det bedre å være tydelig og si nei, enn å ta på seg noen andres ansvar eller stress.
– Man kan si «jeg kan ikke nå, men jeg kan hjelpe deg i morgen eller neste uke». Da gjør folk gjerne jobben selv, samtidig som man har vært på tilbudssiden. Og når du sier nei, selv om du «dekker til» neiet litt, så gir du andre sjansen til å si ja. Kanskje er det noen andre i din organisasjon som kan ha mer nytte av å ta på seg den oppgaven som du blir spurt om, sier Brask.
Tidstyv nr. 2: Lav motivasjon
Ifølge Brask sine spørreundersøkelser, er mangel på motivasjon den fremste konsekvensen som sosial nedstenging har hatt på arbeidslivet. Tidligere var det få som nevnte at motivasjonen gikk ut over prestasjonene på jobb, men det siste året ser hun at ansatte og tvers av alle aldersgrupper og yrker krysser av for dette.
– Man har bare lite energi. Ansatte må finne egne måter å motivere seg selv i mye større grad, og til slutt blir det tøft å finne glede i det man gjør. Og det gjelder ledere også, de gjør så godt de kan og kan ha det like tungt som de ansatte som de prøver å motivere, sier Brask.
Problemet er som regel hos dem som ikke synes. De som er stille på videomøtene eller har kameraet skrudd av under påskudd av dårlig nettforbindelse.
– Som sjef kan du gjøre dette tydelig med å si «i dette møtet skal kameraet skal være skrudd på». Man kan kalle inn til møtet tidlig, ha videorommet åpent et kvarter før og et kvarter etter møtet slik at man kan snakke løst med andre ansatte, om man ønsker.
Veiviser
Effektivisering
Oversikt over teknologi som gjør din bedrift mer effektiv.
Tidstyv nr. 3: Høy møteaktivitet
Dette punktet er ganske selvforklarende, og er en gjenganger. Også via de digitale flatene er det for hyppige møter og for lange møter, som gjerne strekker ut i tid lengre enn beregnet.
– Hvor mange ganger har du ikke hørt «jeg må avslutte møtet tidlig fordi jeg skal i et annet møte»? Problemet er at det er vanskelig for oss å omstille oss såpass kjapt, og da bruker vi lenger tid i møtene for komme frem til noe som kunne vært gjort på mye kortere tid – om vi bare hadde hatt færre møter, sier Brask.
Tidstyv nr. 4: For mange avbrytelser
En relatert tidstyv er at du avbrytes i andre kanaler – for eksempel jobbens Teams- eller Slack-kanal, telefonen som ringer, mail som tikker inn i innboksen.
Blir du først distrahert fra konsentrasjonsarbeid, kan det ta lang tid før du kommer tilbake inn i flyten. Forsøk på multitasking er derfor for det meste dømt til å mislykkes.
Sett av dedikerte bolker med tid til å få arbeid gjort. Legg det gjerne inn i kalenderen, skru av varsler og sett mobilen i flymodus – så skal du se at det gjør underverker for konsentrasjonen.
Tidstyv nr. 5: For mye informasjon og utydelige ansvarsområder
– Det er et paradoks at for mye informasjon kan gi utydeligheter. Hvis man er usikker på sitt ansvarsområde, så er det ikke rart man ikke sier nei! sier Brask.
Hun mener dette henger sammen med alle de andre punktene over: avbrytelser og distraksjoner, massevis av møter og mailer, oppgaver som kommer inn fra sidelinjen fra noen andre – alt sammen kan være med på å gjøre det uklart hva du egentlig skal prioritere å gjøre.
Tidstyv nr. 6: Mangel på digital kunnskap
– Å ikke ha den rette kjennskapen til verktøyene gjør ikke bare at man taper masse tid, det tapper deg også for masse energi, som igjen gjør man jobber mindre effektivt, sier Brask.
Kompetanseheving på digitale verktøy er derfor noe en bør ta tak i før, heller enn siden. Vi har lært mye av tiden med hjemmekontor og pandemi, men selv om vi skal tilbake på kontorene vil ikke verden vende tilbake til slik ting var før.
Å mestre digitale samhandlingsverktøy, produktivitetsprogrammer og andre digitale verktøy blir bare viktigere i tiden fremover.
– Denne måten å arbeide på kommer ikke til å forsvinne, sier Brask.
Løsningen: Rutiner
Den beste måten å spare tid på, er ifølge Brask å bygge opp rutiner.
– Man ser dette veldig godt med pensjonister eller med dem som mister jobben. Hver dag blir noe nytt, og man klarer ikke forholde seg til dette i lengden – selv om det kanskje kan være deilig å føle seg fri i en periode.
I biografier av forretningsledere kan man gjerne lese om rutinene som holdt dem i balanse hver dag. En fast morgenrutine, eller et fast treningsopplegg. Brask foreslår å sette opp en fast ukesrutine hvor det er godt med rom for dagslys og bevegelse.
– Sett opp en plan fra morgenen av. Sett av tid til trening i lunsjpausen eller etter jobb. Kanskje du slutter klokken 15 noen dager, har en walk & talk eller en fast prat med en kollega eller venn. Struktur er ting som gjør oss godt, og å skape gode rutiner gjør også livet mer meningsfylt, sier Brask.
– Og ikke prøv å rekke alt på en gang.
– Man skal gjøre færre ting, men gjøre dem bedre?
– Ja! Det er ganske sykt at en effektivitetsekspert sier at man skal gjøre færre ting, men det er helt sant. Gjør én ting, gjør det bra og beveg deg videre.
emne
Jobb smartere
Hvilke grep kan din bedrift ta for å jobbe smartere? Her kan du finne gode verktøy, prosesser og arbeidsformer.
